Kennisbank · AI en telefonie
Je hebt net een goed gesprek gehad met een klant. Er zijn afspraken gemaakt over een offerte, een levertijd en een terugbelmoment. Tien minuten later belt de volgende klant, en aan het eind van de dag weet je niet meer precies wat je met wie hebt afgesproken.
Dat probleem lost AI nu op. Steeds meer telefoniesystemen kunnen gesprekken automatisch uitschrijven, samenvatten en de actiepunten voor je op een rij zetten. In dit artikel lees je hoe dat werkt, wat het oplevert en waar je op let voor de privacy.
Hoe werkt het uitschrijven van een gesprek met AI?
Het principe is eenvoudig. Tijdens het gesprek luistert de AI mee. Na afloop gebeuren er drie dingen:
- Transcriptie. Alles wat er gezegd is, wordt omgezet in tekst. Je ziet wie wat zei.
- Samenvatting. De AI haalt de kern uit het gesprek: waar ging het over, wat wil de klant, wat is er besloten.
- Actiepunten. Afspraken en vervolgstappen komen apart op een rij, bijvoorbeeld “offerte sturen voor vrijdag” of “maandag terugbellen over levertijd”.
Het verschil met vroeger is dat je hier niets voor hoeft te doen. Je hoeft geen opname te starten en daarna te laten uitwerken, en je hoeft ook niet terug te luisteren. De samenvatting staat direct na het gesprek in je mailbox, en als je wilt ook in je CRM.
Wat levert het op?
Je let op het gesprek in plaats van op je aantekeningen. Wie tijdens een gesprek zit te typen, luistert minder goed. Met automatische notulen kun je je helemaal op de klant richten.
Er gaat geen afspraak meer verloren. Een terugbelverzoek of een toegezegde offerte staat zwart op wit. Ook als een collega het overneemt, kan die precies teruglezen wat er is besproken.
Je bent minder tijd kwijt aan administratie. Na elk gesprek je notities uitwerken en in het CRM zetten, kost al snel een paar minuten. Bij twintig gesprekken per dag is dat ruim een uur. Dat werk valt grotendeels weg.
Ook je voicemail wordt tekst. Je leest in een paar seconden waar een bericht over gaat, zonder eerst terug te luisteren. Zo zie je meteen wat dringend is.
Een voorbeeld uit de praktijk
Neem Mark. Hij heeft een installatiebedrijf met acht monteurs en belt de hele dag met klanten, vaak vanuit de bus. ’s Avonds probeert hij nog op te schrijven wat hij heeft afgesproken. Dat gaat lang niet altijd goed.
Met AI-notulen krijgt Mark na elk gesprek een samenvatting met het adres, de wens van de klant en de afspraak. Die staat ook direct bij de klant in zijn CRM. Collega’s op kantoor zien dus meteen wat er besproken is, en Mark hoeft ’s avonds niets meer uit te werken.
Mag je zakelijke telefoongesprekken opnemen?
Dit is de vraag die we het vaakst krijgen. Het korte antwoord: ja. Maar ga er wel zorgvuldig mee om, want een opname bevat persoonsgegevens en daarvoor geldt de AVG. Let op deze punten:
- Vertel het je gesprekspartner. Zeg aan het begin dat je het gesprek vastlegt, of meld het in je wachtmuziek of keuzemenu. Dat is netjes en voorkomt verrassingen.
- Leg alleen vast wat je nodig hebt. Kies een systeem waarbij je per gesprek bepaalt of het wordt opgenomen. Een persoonlijk gesprek met een collega hoeft niet in het CRM.
- Let op de bewaartermijn. Opnames horen niet eindeloos bewaard te worden. Een goed systeem verwijdert ze automatisch na een vaste periode.
- Weet waar je data blijft. Vraag je leverancier of gesprekken worden gebruikt om AI-modellen te trainen, en of ze bij externe partijen worden opgeslagen. Het antwoord op allebei moet nee zijn.
- Zet het in je privacyverklaring. Vermeld dat je gesprekken kunt vastleggen, waarom je dat doet en hoe lang je ze bewaart.
Twijfel je over je eigen situatie, bijvoorbeeld in de zorg of de juridische sector? Vraag dan advies aan je privacyadviseur of functionaris gegevensbescherming.
Waar let je op bij het kiezen van een oplossing?
Losse apps die je gesprekken opnemen zijn er genoeg. Voor zakelijk gebruik werkt het beter als de AI gewoon in je telefonie zit. Let daarbij op deze vijf dingen:
- De AI zit ingebouwd. Dan hoef je geen aparte app te starten of opnames te uploaden.
- Er is een koppeling met je CRM. Samenvattingen komen dan vanzelf bij de juiste klant terecht.
- Je kiest per gesprek. Jij bepaalt wat er wordt vastgelegd.
- Je data blijft in Europa en wordt niet gebruikt voor training.
- Je kunt meer dan alleen gesprekken uitschrijven. Denk aan voicemail als tekst, het screenen van onbekende bellers en notulen van een overleg aan tafel.
Zo doe je het met Shomi in Enreach Contact
Bij NL Connected werken we met Shomi, de AI-assistent die standaard in Enreach Contact zit. Shomi doet het volgende:
- je gesprekken uitschrijven, samenvatten en de actiepunten naar je mailbox sturen
- je voicemail omzetten in tekst
- bellers screenen als je zelf niet kunt opnemen
- ook overleggen aan tafel vastleggen en samenvatten
- de samenvatting automatisch in je CRM zetten. Er zijn koppelingen met meer dan 250 pakketten, zoals HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 en Teamleader.
Je bepaalt per gesprek of Shomi meeluistert. Met de Unlimited-versie legt Shomi elk gesprek automatisch vast. Je gegevens blijven in de EU, opnames worden na 30 dagen verwijderd en niets wordt gebruikt om AI te trainen.
Bel je nog niet met Enreach Contact? Dan regelen we de overstap, en je betaalt niet dubbel: zo werkt overstappen.
Zelf zien hoe het werkt?
Vraag een korte demo aan. We laten je Shomi zien in een echt gesprek en bekijken samen wat het voor jouw team oplevert.
